数据共享过程

A step-by-step 过程 is outlined 下面 for how to fill out the 数据请求web表单. 您可以参考本指南的可下载版本，并在我们的 形式指导 和我们的 提交请求概述 (Note: Net-ID required to access these guides).

后 登录到门户 并使用您的Active Directory用户名和密码登录(确保选择适当的域(urad / URMC AD)), you’ll follow the steps 下面 to complete the form. If you are working remotely, you’ll need to use VPN or 二人组 要访问应用程序.

1. 确认是谁提出的要求: 因为您已经登录，所以表单自动假定您是请求许可的人. 如果你不是，你有机会将默认设置更改为大学里的任何人. 注意:您必须选择一个指定的个人. Roles, departments, or schools cannot make requests; only people can make requests.
2. Short description of what you are looking for: 的 Summary box allows you to type a short description of your request. 这样的句子, “我需要学生入学的数据”, or, “Request for faculty output metrics” would fit here.
3. 确认需要的数据类型: 为了知道谁需要授予权限，我们需要知道你需要什么样的数据. 数据使用权限由负责这些数据的数据管理员或监督该数据域或功能区域的受托人授予. 您将被要求选择与您的数据请求相关的域. 为 more information about data domains, visit our 数据域定义页面 以及我们的互动 域资源管理器工具
4. 确认数据使用频率: How often will you need to have data updated? 这是一个一次性的请求，你希望别人给你一个电子表格或文件吗? Or are you creating a report that requires new information monthly?
5. 解释商业原因和问题: 该字段允许您解释为什么需要这些数据以及您试图回答的问题. 请注意，这两项信息都应包括在您的回复中. 业务原因可能是“我需要构建一个仪表板”，或者“我需要向供应商提供数据”。. 这个问题涉及到你想要理解的问题:例如:STEM专业的保留率是多少? How much grant money do we receive from NIH for cancer research? 管理员将使用这些信息来了解所请求的数据是否会真正帮助数据用户解决相关问题.
6. 谁是目标受众: This field allows you to specify who else might be using the data. 为 example: Is the business reason a dashboard? 谁会使用它? 您正在创建报告吗? 谁会读它? 还记得, 这些数据的任何输出的接收方也必须获得使用这些数据的许可，即使这些数据是被动使用的. This field asks for information on different levels. 如果您要与指定的个人共享数据，系统将提示您按姓名选择他们. Your name is automatically included by default. If the data will be used by an identifiable group of people, 例如一个部门或部门, 部门选项将允许您选择适当的部门或部门. Or, if neither the Individual or Department option is appropriate, Other选项显示一个文本字段，您可以在其中解释会议演示等情况, 网站的图表, or a group of people not readily described by the university org chart.
7. 接受条款及条件: 此复选框表示您已同意本数据治理网站上概述的数据共享“基本规则”, 以及数据管理员在您需要的特定数据上设置的任何特殊条件. 限制可能与数据安全分类或负责任的数据使用指南联系在一起.
8. 附上证明文件: 这个可选字段允许您与数据管理员共享更多细节，如果您希望提供额外信息以帮助他们理解您的请求的话.
9. 创建请求: 当你点击“创建”按钮时, 请求被记录下来并发送给需要授予您权限的相应数据管理员.

你可以参考 可下载的指导和图像 on how to manage requests from the portal (Note: Net-ID is required). Steps to navigate the portal are also outlined 下面.

Note: If you are working remotely, you’ll need to use VPN or 二人组 要访问应用程序.

1. 导航到门户
2. Log in with your Active Directory (AD) username 和 password. Make sure to select the appropriate domain (UR AD/URMC AD)
3. Click on Requests > My Requests
4. View requests by clicking on the “Reference” or “Summary” link
5. 探索请求管理选项. User actions may vary depending on the status of the request. 如果您需要在提交请求后提供更多信息, 请使用评论框.

你可以参考 可下载的指导和图像 on how to manage requests via email (Note: Net-ID is required). Steps to navigate this 过程 via email is also outlined 下面.

Note: If you are working remotely, you’ll need to use VPN or 二人组 要访问应用程序.

1. You’ll receive a confirmation email to your inbox. Open your confirmation email 和 click on the “customer portal” link.
2. 使用您的Active Directory (AD)用户名和密码登录到门户. Make sure to select the appropriate domain (UR AD/URMC AD).
3. 探索管理选项. User actions may vary depending on the status of the request. 如果您需要在提交请求后提供更多信息, 请使用评论框.

当你 请求许可 数据,数据管理员可以验证您是否有适当的业务理由使用或查看数据.

当你 请求访问 数据, 技术或分析资源可以为您提供所需/请求格式的实际数据.

用一个类比来描述两者的区别，就是当你被允许使用一辆车(你有驾驶它的许可)和被交给钥匙(你现在已经被允许使用它).

If you 请求许可 for data but select the wrong domain, 数据治理支持办公室将把您的请求重新路由到适当的数据管理员.

If you 请求访问 数据 和 when you receive it, 事实证明，这并不是你需要的数据, 您需要提交一个新的数据权限请求，指定适当的数据.

在数据权限表单中，选择“other”数据域并完成表单. 具有未知域的请求将被路由到数据治理和支持办公室进行批准. 该办公室将帮助确定能够有效评估许可或提供额外信息的管理员. 如果数据存在，则可以创建新域以满足未来的需求.

数据管理员应该 回应 5个工作日内. 这并不意味着请求保证在5个工作日内得到解决，因为可能需要额外的信息或可能需要寻求额外的批准.

您应按照既定的数据使用指南使用大学数据，并遵守所有安全和隐私政策.

本网站概述的流程应取代您当前用于请求权限的流程. 不再建议通过电子邮件、电话或其他分散的流程进行权限请求.